• CaSTB
• Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů společnosti Czech and Slovak Testing Board, z.s.

Ochrana vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás společnost Czech and Slovak Testing Board, z.s. (dále jen CaSTB) shromažďuje a jak tyto údaje používáme. Veškeré zásady jsou v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (v textu rovněž jako „GDPR“).

Identifikace správce

Správcem osobních údajů je Czech and Slovak Testing Board, z.s., IČ: 226 67 369, se sídlem Novotného lávka 200/5, Staré Město, 110 00 Praha, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka č.18033.

Zásady zpracování

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

1. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování.
2. Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.
3. Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
4. Vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech.
5. Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Informace o zpracování osobních údajů

Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

Osobní data zpracováváme s následujícími účely:

a) pokud jste naši obchodní partneři nebo je zastupujete:

• uzavírání a plnění obchodních smluv,
• provádění analýz a měření s cílem zjistit, jak jsou naše výrobky a služby používány,
• analyzování Vašich preferencí,
• Vašeho oslovování v rámci marketingových a reklamních aktivit,
• zasílání případných obchodních sdělení a obsahových newsletterů.

b) pokud jste uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci nebo s našimi koncernovými společnostmi jinak spolupracující osoby:

• uzavírání, změn nebo ukončování pracovněprávních či obdobných vztahů,
• vedení personální agendy,
• vedení mzdové agendy,
• vedení účetní agendy.

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Rádi bychom Vás informovali, že Vaše osobní údaje můžeme dle výše uvedeného nařízení zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:

• plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu může představovat i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat,
• plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů,
• při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.

Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Některé zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje Váš souhlas. Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že nebudeme Vám schopni poskytnout některé produkty či služby, nebo budeme nuceni odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb.

Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme osobní údaje pro následující účely:

• zpracování výběrového řízení (údaje v životopise u kandidátů o zaměstnání)
• propagace na webu CaSTB a sociálních sítích (fotografie a kontaktní údaje zaměstnanců CaSTB)

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete zejména:

• v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy nebo projekty mezi naší společností a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete, nebo s níž spolupracujete,
• v souvislosti s výkonem práce nebo jako uchazeč o práci či spolupráci v naší společnosti
• v souvislosti s návštěvou našich webových stránek

Jedná se tak nejčastěji (nikoliv výhradně) o údaje, které nám sdělíte, nebo které musíme zpracovávat ze zákona nebo z důvodu, že tím sledujeme svůj oprávněný zájem, např.:

• jméno a příjmení,
• telefonní číslo,
• e-mailovou adresu,
• adresu trvalého pobytu,
• kontaktní a/nebo doručovací adresu,
• datum narození (věk), příp. rodné číslo,
• identifikační číslo (IČ), popř. daňové identifikační číslo (DIČ) a kontaktní údaje u dodavatelů a obchodních partnerů,
• údaje o zdravotní pojišťovně (u zaměstnanců),
• údaje o vzdělání a předchozích zaměstnáních (u uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců),
• dokumentace certifikace a hodnocení zkoušejících (u uchazečů o zkoušku)

CaSTB nezpracovává žádné citlivé osobní údaje.

S ohledem na charakter zpracovávaných osobních údajů nepodléháme povinnosti mít jmenovaného Pověřence pro ochranu osobních údajů.

Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, nezahrnuje automatizované zpracování, včetně algoritmického zpracování, v informačních systémech. V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely nabízení obchodu a služeb nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se Vás jiným způsobem významně dotýkalo.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely:

• plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání obchodního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu čtyř let;
• péče o zákazníky zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu čtyř let.
• TBD

Dále pak platí následující:

• pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
• pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny;
• v ostatních případech minimálně 2 roky a maximálně 30 let od jejich posledního užití

Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména:

1. Od samotných klientů, obchodních partnerů, zaměstnanců či uchazečů o zaměstnání, a to přímo, např. při uzavírání smluv, na základě výběrových řízení atd.
2. Z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy).
3. Od třetích osob oprávněných s osobními údaji klienta nakládat.
4. Od potenciálních zájemců o naše služby či produkty.
5. Z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména našim zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji pouze však v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Správce má právo pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů. Proto vždy před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi sami dodržujeme.

Předávání osobních údajů

V souladu s příslušnými právními předpisy jsme oprávněni přímo, bez Vašeho souhlasu, předávat Vaše osobní údaje:

1. Příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí.
2. Bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb.
3. Dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek.

Předávání osobních údajů do zahraničí

Upravte dle situace ve společnosti. Příp. předávání mimo EU je nutno vyžádat konzultaci.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a na území dalších států Evropské unie. Naše společnost, ani subjekty podílející se na zpracování osobních údajů, nepředává osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii.

Právo odvolat souhlas

V tomto memorandu jsme se pokusili vysvětlit, proč Vaše osobní údaje potřebujeme a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas.

V případě, že si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může tak učinit tímto způsobem:

1. Písemně – žádost o odzašlete spolu s úředně ověřeným podpisem na adresu společnosti (viz výše).
2. Datovou schránkou – ID: TBD.

Další vaše práva

Společnost CaSTB dodržuje zákony na ochranu dat platné v Evropském hospodářském prostoru, které v případě jejich platnosti zahrnují následující práva:

1. Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na Vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat.
2. Máte právo od nás jakožto od správce údajů ve smyslu právních předpisů požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu.
3. Máte další práva jako je právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo podat námitku proti přímému marketingu, právo na přenositelnost osobních údajů.
4. Máte právo nesouhlasit se zpracováním svých osobních údajů.
5. Máte právo podat stížnost u úřadu pověřeného ochranou dat.

Jak Vaše osobní data chráníme

Osobní údaje maximálně chráníme před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením. Systém ochrany vašich dat zahrnuje tyto části.

• Fyzické zabezpečení a elektronické zabezpečení
  • Využíváme nejmodernější IT systémy a aplikace. Přístup k aplikacím je
    zabezpečen přístupovými údaji.
• Procesuální zabezpečení
  • Máme zmapovány veškeré operace, které s vašimi osobními údaji provádíme. To nám umožňuje sbírat jen takové osobní údaje, které skutečně potřebujeme, a minimalizovat nakládání s nimi. A tím co nejvíce snížit potenciální rizika zneužití.
• Personální zabezpečení
  • Veškeré osoby, které přicházejí v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností do styku s Vašimi osobními údaji, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Tato povinnost trvá i po skončení jejich pracovního nebo smluvního vztahu k nám.

Změny v prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů

Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů budeme v případě potřeby aktualizovat na základě názorů našich zákazníků. Když zveřejníme změny tohoto prohlášení, upravíme vždy datum poslední aktualizace uvedené na začátku tohoto prohlášení a změny popíšeme v sekci Historie změn. Dojde-li v tomto prohlášení či ve způsobech, jakými společnost CaSTB bude používat Vaše osobní údaje, k podstatným změnám, oznámíme vám tyto změny tak, že před implementací těchto změn zveřejníme viditelné upozornění nebo vám zašleme osobní oznámení. Doporučujeme Vám pravidelně toto prohlášení kontrolovat, abyste byli informováni o způsobech ochrany Vašich osobních údajů společností CaSTB.

Kontaktujte nás

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů, odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů či v případě Vaší stížnosti můžete využít tyto kontakty:

• Czech and Slovak Testing Board, z.s., Novotného lávka 200/5, 110 00 Praha
• e-mail: gdpr@castb.org

Požadované informace, resp. vyjádření, Vám poskytneme bez zbytečného odkladu. Maximální lhůta pro odpověď je měsíc od obdržení žádosti.